招投标文件是招标采购行为中不可缺少的一部分，能够反映出采购业务的根本情况。在采购过程中，必须注意妥善保存招投标文件，以便于日后查询和分析，避免因文件丢失而影响采购行为的进行。
根据《招标投标管理办法》，经采购机构认定的招投标文件应妥善保管，较低保管期限为5年，特殊情况下可以延长至10年。保管期间要求可以随时查阅，不得无故挪用、泄露或者销毁。
各采购机构在保管招投标文件时应注意以下几点：
1. 严格按照规定对文件内容进行保密处理；
2. 把招投标文件存放在机要保密的场所内，不得无故外传；
3. 招投标文件应分类总结，妥善保存，易于查阅；
4. 建立招投标文件保管的管理制度，以确保文件安全；
5. 采购方在招标采购过程中发生的有关事项（如开标、定标、评标情况等），要按照有关规定做好记录。
招投标文件保管是采购行为中不可少的一步，也是德秩序管理采购活动的前提。各采购机构必须严格遵守有关规定，妥善保管招投标文件，确保采购行为得以顺利进行。
招投标规定文件保存
在企业进行招投标过程中，规定文件保存是非常重要的步骤。这些文件是企业与招标方之间的重要记录，也是日后营运管理中的重要借鉴。因此，规定文件保存对企业来说是非常重要的，下面将对这个过程进行详细介绍。
一、规定文件保存的正式性
企业进行招投标的过程中，一定会产生非常多的文件，这些文件都是有正式性的。在企业和招标方之间有很多关键性文件，例如商务招标文件、投标文件、竞争方案、变更措施等。因此，在招投标过程中，这些文件都必须是正式文件，并且要保存好不可随意遗失，以便营运管理时使用。
二、规定文件保存的安全性
在所有的招标文件中，保密是最重要的。因此，在保存招标文件时，一定要牢记保密原则。在文件保存时，可以将文件放到保险箱或使用密码加密，以便受制于招标方使其不得泄露或遗失。
三、规定文件保存的保存期限
对于企业来说，招投标文件的保存期限非常重要。因为这些文件都是日后营运管理、会计审计和税务调查等重要事项的必备资料。因此，在规定文件保存时，一定要把保存期限考虑到，一般而言要保存至少五年以上。
四、规定文件保存的保管责任
在规定文件保存的过程中，必须明确保管责任。企业需要分配专门负责文件储存的工作人员，由他们保管所有相关文档，并明确责任。此外，还可以使用电子档案管理系统，自动归档招标文件，并通过密码验证来确保文件完整性。
五、规定文件保存的文件查阅与公司管理
在保存招标文件时，企业须制定方便查阅的规定。当相关人员需要查看或查询文件时，可以随时地访问相关文档。文件查阅还可以帮助企业管理，在日后的会计审计和税务调查时更加高效。
六、规定文件保存的合理存储空间
在保存招标文件时，企业需要考虑存储空间问题。这些文件需要储存在内部数据库或硬盘中，并在需要时自动备份。此外，也可以使用云储存进行保管，以便随时查阅。
七、规定文件保存的货币价值
招投标文件是企业的重要资产，有着相当的货币价值。因此，企业在保存招标文件时，要严谨、专业的进行存档，确保文件完整、准确。招标文件储存不仅是一项基本业务，更是公司管理的一部分。
八、精心维护规定文件保存
企业在规定文件保存中，必须精心维护。企业应该制定规定文件保存的策略，并定期进行审核和更新，以确保文件始终处于有效状态。在日后的管理工作中，企业可以对文件进行汇总，保存文档和通过归档等方式将文件组织管理，以便随时访问和查阅。
在招投标规定文件保存中，企业必须要牢记几个原则。保存文件的正式性、安全性，以及保存期限，保管责任、文件查阅与公司管理、合理存储空间，货币价值、以及精心维护规定文件，都是企业在保存招标文件时非常重要的原则。希望以上几点可以为企业的招标文件保存提供帮助。
