各区（县）建设局、南太湖新区建发局，各有关单位：
为进一步加强中心城市范围内物业专项维修资金的管理，维护业主合法权益，现对物业专项维修资金使用申请和审核流程进行优化，现通知如下：
一、使用申请流程
（一）物业管理区域内保修期限满后，共有部分1000元以上、共有设施设备3000元以上的维修、更新和改造可申请使用物业专项维修资金（所需材料及注意事项见附件1）。申请使用物业专项维修资金的需先向物业专项维修资金管理机构进行预申报（附件2），物业专项维修资金管理机构派专人至现场预审并确定满足使用条件后，方可启动使用物业专项维修资金流程，否则不予受理使用审批。涉及《湖州市物业管理条例》第四十七条规定的紧急情况下的维修和更新，可先行启动维修工作，并同步向物业专项维修资金管理机构进行申报，物业专项维修资金管理机构及时派专人至现场勘查确认。
（二）申请使用物业专项维修资金时，申请人须提供以下材料：
1.物业专项维修资金使用申请审批表（附件3）；
2.经相关业主同意的物业专项维修资金使用方案；
3.申请人与施工单位签订的施工合同；
4.列支范围内的业主名册（附件8）；
5.经申请人审核的资金使用预算书；
6.授权委托书和经办人身份证复印件（附件9，原件校验）；
7.实际发生金额未超使用方案额度的，由申请人出具审核同意的工程决算书（5万元及以上，由物业专项维修资金管理机构组织委托专业审计机构出具审计报告并支付基本审计费）、工程质量验收证明、公示资料；超出使用方案规定额度的，由申请人出具情况说明，并提供维修区域内涉及的业主表决同意清单。
（三）涉及《湖州市物业管理条例》第四十七条规定的紧急情况下的维修和更新，申请人可凭前款1、3、5、6条规定材料，向物业专项维修资金管理机构直接申请使用应急物业专项维修资金，应急物业专项维修资金申请额度不应超过本物业管理区域首期交存物业专项维修资金总额的10%。应急物业专项维修资金使用后，申请人应按前款4、7条规定补齐相关材料。
二、使用审核流程
（一）物业专项维修资金管理机构根据申请项目实际情况，到工程现场进行抽查，并作必要的记录。
（二）对于应急物业专项维修资金的使用申请，物业专项维修资金管理机构首次拨付额度不应超过工程预算金额的70%，待申请人按规定补齐相关材料后再作竣工拨付。
（三）竣工验收合格之日起至首次提交该项目维修资金使用申请的时间不超过6个月；超过6个月的，须提供逾期申报情况说明（附件13）。
三、其他事项
（一）申请单位承担如下义务：
1.不得挪用物业专项维修资金、改变物业专项维修资金用途；
2.如实提供证明、资料等；
3.不得拒绝物业专项维修资金管理机构对物业专项维修资金使用等情况进行事中事后监管。
（二）三县物业专项维修资金使用管理可参照执行。
附件：1.申请使用物业专项维修资金所需材料及注意事项
2.湖州市中心城市申请使用物业专项维修资金
预审表
3.湖州市中心城市物业专项维修资金使用申请
审批表
4.关于申请使用物业专项维修资金的征求意见表
5.关于物业专项维修资金使用情况的预算公示
6.关于物业专项维修资金使用情况的决算公示
7.维修费用分摊明细表
8.分摊业主清册及维修后告知汇总表
9.委托书及经办人身份证复印件
10.申请单位证明（成立业主委员会）
11.申请单位证明（尚未成立业主委员会）
12.转付款委托证明
13.逾期申报情况说明
14.旧配件处理证明
附件下载：湖州市住房和城乡建设局关于进一步优化湖州市中心城市物业专项维修资金使用申请及审核流程的通知
湖州市住房和城乡建设局
2024年5月29日
附件1
申请使用物业专项维修资金
所需材料及注意事项
序号 | 所需材料 | 注意事项 |
1 | 申请使用 物业维修 资金预审表（附件2） | ①申请单位签字盖章。②明确维修或更换的设备名称，受损现状部位、部件描述与维修方案中维修或更换部位、部件描述要一致，由业委会或居（村）民委员会盖章。③电梯、消防等设施需提供整改单、第三方检测意见、维保单、停运记录、业主聊天记录等故障说明；电梯维修超过1万元还需提供电梯协会出具的电梯技术评估报告。 |
2 | 物业专项维修资金使用申请审批表 （附件3） | ①建筑物总面积、本次分摊户数、本次应摊建筑面积需准确；注意填写使用物业专项维修资金所涉及的幢号、单元号、房号（或几号电梯）的完整性。 ②业委会主任或居（村）民委员会书记/主任签字盖章前手写“同意报批”文字。 |
3 | 征求意见表（附件4） | ①应急维修不需要提供。②征求意见表统计后先由居（村）民委员会核实确认，无异议后再施工。 |
4 | 预算单 | ①明确维修项目的幢号、单元号、房号（或几号电梯）以及维修或更换的设备名称、数量、单价项，并对每个部件标注是维修还是更换。②外墙屋顶维修需附分户维修工程量计算详细清单。③由施工方盖章（而不是盖合同专用章）。④提供原件。 |
5 | 预算单公示（附件5） | 签订施工协议前公示，公示时间不少于7天。 |
6 | 施工协议/ 合同 | ①明确维修项目的幢号、单元号、房号（或几号电梯）以及维修或更换的设备名称、数量、单价；合同中要有质保期。②金额大小写一致、签约时间。③合同涉及的单位盖章(落款单位名称与公章要相符)。④提供原件。 |
7 | 工程验收 证明 | ①写清楚维修项目的幢号、单元号、房号（或几号电梯）以及维修或更换的设备验收内容及是否验收合格，验收时间、质保期。②对消防等维修项目需提供整改后的第三方检测合格证明。③参加验收单位盖章(落款单位名称与公章要相符，而不是盖合同专用章)。④提供原件。 |
8 | 决算书或审计报告 | ①写清楚维修项目的幢号、单元号、房号（或几号电梯）以及维修或更换的设备名称、数量、单价项，并对每个部件标注是维修还是更换。②金额在5万元以上含5万元的维修项目需提供第三方审计报告，并提供分户维修工程量计算详细清单。③提供原件（加盖申请人和施工单位公章）。 |
9 | 决算公示 （附件6） | ①公示时间不少于7天。②公示内容：决算公示、决算单或审计报告、分摊明细。③提供原件。 |
10 | 决算单公示及维修后情况告知照片 | ①公示材料需张贴在业主都能看见的公告栏或电梯门厅间等显目位置，以照片的形式提供近景和远景各一套（近景照片文字、金额清晰可见。②远景照片公示位置背景清晰。③近景照、远景照背景及内容必须一致。 |
11 | 维修费用 分摊明细表 （附件7） | 如遇到整个小区均摊金额的项目不需提供维修费用分摊明细表，但需说明。 |
12 | 分摊业主清册及维修后告知汇总表（附件8） | ①申请应急维修的业主名册需列出序号、幢号、室号、面积、姓名、联系电话。②书面征求业主意见申请的需提供维修范围内所有业主名册（名册相关要求同上）和征求意见同意的业主名册。③落款日期是决算公示期满后，将告知书留存业委会或居（村）民委员会存档，由业委会或居（村）民委员会确认的日期。 |
13 | 委托书及 经办人身份证复印件 （附件9） | 申请单位委托经办人为报送材料、领取拨付款人。 |
14 | 申请单位 证明（附件10、11） | 成立业主委员会的使用附件10；尚未成立业委会的使用附件11。 |
15 | 转付款 委托证明 （附件12） | 需出具委托证明及账号等信息。 |
16 | 逾期申报 情况说明 （附件13） | ①超过验收日期6个月申报须提供。②填写逾期的原因。 |
17 | 维修照片 | ①按施工项目前、中、后三个阶段区分，并提供相应照片，照片注明施工项目信息。②体现相关产品型号/规格等细节。③若消防维修更换的烟感等设备较多，提供材料更换前新设备以及更换后旧设备集中堆放的照片，并表明维修时间。④照片需用16K纸彩色打印并塑封。 |
18 | 旧配件 处理证明 （附件14） | 提供旧配件处理/存放照片。 |
19 | 维修后的 维保合同 | 消防、电梯类。 |
20 | 需附加证明的特殊情况 | 如收据、发票复印件、产品合格证等资料。 |
附件2
湖州市中心城市申请使用物业专项
维修资金预审表
申报时间： 年 月 日
物业/小区名称 | 小区（大厦） | ||
申请维修的共有部位\共有设施设备名称 | |||
首次交付使用时间 | 应急维修 | □是 □否 | |
受损现状描述： 注：对受损部位、部件发生故障时间、故障内容具体描述。 | |||
维修方案： 注：对受损部位、部件维修、更换、保养的具体描述（是维修还是更换要明确）。 | |||
计划实施时间： 注：抢修、急修要描述具体时间。 | |||
物业专项维修资金管理机构预审结论： 经现场勘查，该项目 □可以/□不可以 使用物业专项维修资金 经办人： 现场勘查时间： 年 月 日 | |||
注：①涉及《湖州市物业管理条例》第四十七条规定的紧急情况下的维修和更新，可先行启动维修工作，并同步向物业专项维修资金管理机构进行申报，物业专项维修资金管理机构及时派专人至现场勘查确认。②电梯、消防等设施需提供整改单、第三方检测意见、维保单、停运记录、业主聊天记录等故障说明。
附件3
湖州市中心城市物业专项维修资金
使用申请审批表
物业名称及座落 | ||||
物业管理单位 | （盖章） | |||
物业公司联系人 | 电子邮箱或联系电话 | |||
业委会或社区联系人 | 电子邮箱或联系电话 | |||
所在社区 | 项目建设单位 | |||
业主总户数 | 建筑物总面积 | |||
本次分摊户数 | 本次应摊建筑面积 | |||
维修资金余额 | ||||
申 请 事 项 及 额 度 | 1. 本次物业专项维修资金使用所涉及： **幢**单元全体业主 2. 资金用途（请选择）： □电梯的维修、更新 □屋顶补漏、楼顶更新 □墙面修补 □监控设施的改造维修 □电控门维修 □消防设施的改造维修 □大门、大堂的改造 □其他项目 上述申请事项现已过保修期。 3. 根据物业服务合同约定，上述维修（更新、改造）费用不在物业服务费中列支。 4.物业结构类型 ；物业竣工后至今已使用年限 ；上述申请事项现已过保修期；本次申请使用数额 （附预算方案）。 | |||
申请形式 | 本小区（大厦）业主委员会采用 （□A召开业主大会；□B书面征求业主意见；□C应急维修）的形式，商议决定动用相关楼幢（单元）物业专项维修资金事宜。本小区（大厦） 维修项目，工程预算为 元，相关区域建筑物应分摊面积为 平方米、应分摊户数为 户。 □采用A形式的，附业主大会决议文件。 □采用B形式的，参与投票的专有部分面积 平方米，人数 人，已超过相关建筑物总面积的2/3及总人数的2/3，其中同意动用物业专项维修资金的业主专有部分面积为 平方米，人数为 人，均已超过参与投票的半数。 □采用C形式的，因紧急情况下的维修和更新，申请使用应急维修资金。根据业主意见，现同意由 （施工单位）按预算进行施工，特此申请划拨物业专项维修资金 元（大写： ）。如增值部分不足以支付的，同意在物业专项维修资金本金部分中按规定列支。 上述情况和申报材料真实有效，如有虚假，业主委员会和居(村)民委员会愿承担相应法律责任。 业主委员会 居(村)民委员会 （主任签名）： （主任签名）： （签章）： （签章）： 申报日期： 年 月 日 | |||
物业专项维修资金管理机构审批意见
首次拨付 | 竣工拨付 | |
初审意见 | 签名： 年 月 日 | 签名： 年 月 日 |
复核意见 | 签名： 年 月 日 | 签名： 年 月 日 |
审核意见 | 签名： 年 月 日 | 签名： 年 月 日 |
注：正反面打印。
附件4
关于申请使用物业专项维修资金的
征求意见表
小区（大厦） 幢 单元相关业主：
小区（大厦）交付至今已近 年， （共有部位或设施设备名称）已过保修期，现需 （更换或维修），拟动用物业专项维修资金 元。现拟由 （施工单位名称）进行施工，工程预算额为 元。按照相关规定，对本次维修项目使用物业专项维修资金进行征求意见。
小区（大厦）业主委员会或居（村）民委员会（签章）
年 月 日
序号 | 房号 | 建筑面积（m2） | 表决结果 | 业主姓名 | 联系电话 | ||
同意 | 不同意 | 弃权 | |||||
1 | Ⅹ幢Ⅹ单元Ⅹ室 | ||||||
2 | Ⅹ幢Ⅹ单元Ⅹ室 | ||||||
3 | Ⅹ幢Ⅹ单元Ⅹ室 | ||||||
… | … | ||||||
备注：①每页需业委会签字并盖章，换页版本同上，需将上述内容重新打印在同一张纸上，且表格需罗列出所有涉及房号。②该表登记好后，先由居（村）民委员会核实确认，无异议后再施工。
附件5
关于物业专项维修资金使用情况的预算公示
各位业主：
因 小区（大厦） （维修项目）的维修需要，按相关规定，申请采用 （□A召开业主大会；□B书面征求业主意见；□C应急维修）的形式，拟由 （施工单位）按预算进行施工。工程预算金额为 元，将向 （物业专项维修资金管理机构名称）申请办理物业专项维修资金使用手续。
特此公示。
公示期自 年 月 日至 年 月 日。
小区（大厦）业主委员会或居（村）民委员会（签章）
年 月 日
注：公示期不少于7天。
附件6
关于物业专项维修资金使用情况的决算公示
各位业主：
因 小区（大厦） （维修项目）的维修需要，按相关规定，申请采用 （□A召开业主大会；□B书面征求业主意见；□C应急维修）的形式，已由 （施工单位）完成施工。经验收，工程合格。工程预算金额为 元，决算（审计）金额为 元。现向 （物业专项维修资金管理机构名称）申请办理物业专项维修资金使用手续。
特此公示。
公示期自 年 月 日至 年 月 日。
小区（大厦）业主委员会或居（村）民委员会（签章）
年 月 日
注：公示期不少于7天。
附件7
维修费用分摊明细表
小区（大厦） 维修项目费用分摊明细
序号 | 幢号 | 单元 | 户数（户） | 面积（㎡） | 金额（元） |
1 | |||||
2 | |||||
…… | |||||
合计 |
附件8
分摊业主清册及维修后告知汇总表
小区（大厦） 幢业主清册及维修后告知汇总表
序号 | 单元 | 门牌号 | 建筑面积 | 房屋所有权人 | 联系电话 | 备注 |
1 | ||||||
2 | ||||||
…… | ||||||
合计 | ||||||
注：①申报材料中的套数、面积，与物业专项维修资金管理机构系统数据不一致的，申报前应与物业专项维修资金管理机构查询确认。②涉及多幢、多单元的，需按分摊单元分开列表，并说明分摊面积、金额。③涉及本区域、本幢、本单元内不需分摊的房屋套数、面积需说明原因理由。④如果跃层（或地下层）序号数（套）没有单独列出来，可备注栏备注**室有跃层，或在表后备注，如：64套+2套跃层 | ||||||
项目已于 年 月 日完成维修并已书面告知相关区域内全体业主，共 户，业主未提供反对意见。
小区（大厦）业主委员会或居（村）民委员会
年 月 日
附件9
委托书及经办人身份证复印件
兹委托 （姓名） （身份证号码）全权办理 小区（大厦） （维修项目）的物业专项维修资金使用申请，委托代理人在所有登记材料上的签章和签字，委托人都予以认可，并承担相应的法律责任。
本委托书有效期至资金拨付之日止。
附：委托代理人身份证复印件
（正面） | （反面） |
委托人（签章）：
委托日期： 年 月 日
附件10
申请单位证明（成立业主委员会）
证 明
（物业专项维修资金管理机构名称）：
小区（大厦）业主委员会现任主任 ，联系电话 。针对 维修项目，本业委会全体成员已知晓，并委托本人签字确认，特此证明。
小区（大厦）业主委员会
主任签名：
年 月 日
附件11
申请单位证明（尚未成立业主委员会）
证 明
（物业专项维修资金管理机构名称）：
小区（大厦）尚未成立业主委员会，目前由 居（村）民委员会代行业主委员会职责。针对 小区（大厦） 维修项目，本居（村）民委员会经核实确需维修，并经全体委员集体讨论，同意使用物业专项维修资金进行维修，特此证明。
居（村）民委员会
书记（主任）签名：
年 月 日
附件12
转付款委托证明
（物业专项维修资金管理机构名称）：
小区（大 维修工程已由 （施工单位）完成施工，申请使用物业专项维修资金 元。因 （填写不能直接拨付给申请人的原因） 的原因，经（□业主委员会；□居（村）民委员会）同意，特委托 （物业专项维修资金管理机构名称）将该工程维修款项转（付）给物业企业或维修单位。收款人信息如下：
户 名：
开户行：
账 号：
特此证明。
小区业主委员会或居（村）民委员会（盖章）
年 月 日
附件13
逾期申报情况说明
小区（大厦 维修项目，因 原因在项目验收之后未能及时向 （物业专项维修资金管理机构名称）申请办理物业专项维修资金使用手续。现资料齐全，向 （物业专项维修资金管理机构名称）申请办理物业专项维修资金使用手续。
特此说明。
小区（大厦）业主委员会或居（村）民委员会（签章）
年 月 日
附件14
旧配件处理证明
小区（大厦） 维修项目，需申请办理物业专项维修资金使用手续，目前该项目已由 （施工单位）完成维修并验收合格，经 小区（大厦）业主委员会或居（村）民委员会同意，维修更换的旧配件由 （保存公司）负责保管，存放于 （存放地点）。
特此说明。
小区（大厦）业主委员会或居（村）民委员会
年 月 日
注：提供旧配件处理/存放照片。
3775640-14167-52-最新文件
来源地址：http://jsj.huzhou.gov.cn/art/2024/6/6/art_1229210067_58923680.html
